In jeder Branche ist die Kommunikation mit den Kunden wichtig. Im Event-Bereich ist eine gelungene Kommunikation jedoch elementar. Wozu aufwendige und teure Events planen und organisieren wenn am Ende keiner davon weiß? Kommunizieren Sie die Informationen möglichst effektiv wenn Sie sich entschieden haben ein Event durchzuführen? Sparen Sie sich die Kosten für Porto und Druck! Egal, ob Sie ein Cocktail-Party, eine Messe oder eine einwöchiges Meeting veranstalten, E-Mail Marketing ist die perfekte Wahl, um Neuigkeiten über bevorstehende Events zu verbreiten.
Laut einer Umfrage von evocos, einem britischen Event-Unternehmen, gaben 17% der Befragten zu kein E-Mail Marketing bei der Planung eines Events zu nutzen. Wenn Sie im Eventmanagement arbeiten, aber keine E-Mails zur Kommunikation mit Interessenten und Teilnehmern verschicken, geht Ihrem Unternehmen ein wertvolles Tool verloren, das Ihre Reichweite erhöhen und Ihre Kosten senken kann.
Vor dem Event: Kündigen Sie es angemessen an
Bestehende Verteilerliste
Wenn Sie bereits eine Liste an überzeugten Kunden haben, haben Sie die perfekte Leserschaft. Sie ist aufgeschlossen und fühlt sich geehrt als erster von Ihrem nächsten Ereignis zu hören. Fordern Sie Empfänger auf jeden Fall auf die Einladung an Kollegen oder Freunde weiterzuleiten, indem Sie einen „An Freunde weiterleiten“-Button in Ihren Newsletter einfügen. Oder machen Sie sich Social Media Marketing zu Nutze und ermutigen Sie Ihre Abonnenten die Einladung auf Facebook oder Twitter mit Freunden zu teilen.
Verteilerliste generieren
Sie haben noch keine Verteilerliste mit Kontakten? Stellen Sie sicher, dass genügend Informationen über Ihr Event auf Ihrer Website zu finden sind. Fügen Sie außerdem ein
Anmeldeformular ein, über welches sich interessierte Besucher für Ihren detaillierteren Newsletter anmelden können. Laut Thomas Hutter zahlt es sich ebenfalls aus zusätzlich Social Media Marketing, wie z.B. Twitter, zu nutzen damit sich Ihr Event herumspricht.
Allgemeine Tipps zur Gestaltung Ihres Newsletters
- Wenn das anstehende Event schon einmal von Ihrem Unternehmen veranstaltet wurde, erläutern Sie den Ablauf und bereiten Ihren Newsletter mit Bildern auf.
- Passen Sie eine E-Mail Vorlage an Ihr Unternehmens-Branding an und speichern Sie sie für zukünftige Kampagnen.
- Erhöhen Sie Ihre Rücklaufquote, indem Sie Erinnerungs-E-Mails an Unentschlossene verschicken.
- Fügen Sie Links zu relevanten Seiten, wie die Homepage eines Sponsors, in Ihre Einladung ein.
- Personalisieren Sie Ihre Kommunikation durch Datensatzfelder wie Name, Unternehmen und eventbezogene Felder, um die Relevanz für die Empfänger zu erhöhen. Empfehlungen und Referenzen haben ebenfalls einen ungeheuren Wert. Wenn jemand aus erster Hand erfährt was für eine schöne Zeit Ihre Besucher im letzten Jahr hatten, wird er das Event sicherlich nicht verpassen wollen.
- Wenn Sie Tickets für Ihr Event verkaufen, ist es empfehlenswert Ticketpreise in Ihren Newsletter einzufügen sowie einen Link, über den Interessenten Tickets kaufen können. Verlangen Sie keinen Eintritt können Sie einen Link zu einem Formular in Ihren Newsletter einbauen, über das Interessenten sich für Ihr Event anmelden können. Sie können separate Verteilerlisten für Teilnehmer erstellen und haben so immer einen Überblick über die Teilnehmeranzahl und können ihnen automatische Bestätigungs-E-Mails oder Updates bezüglich des Events schicken.
- Wenn der große Tag näher rückt, senden Sie den Teilnehmern eine Nachricht, die häufig gestellte Fragen abdeckt und einen Anfahrtsplan zum Gelände enthält. Nichts zeigt mehr, dass Sie sich um Ihre Teilnehmer kümmern als ihnen eine Straßenkarte und Infos über Parkmöglichkeiten zukommen zu lassen. Je besser Ihre Gäste vorbereitet sind, umso eher kommen sie auch zu einem anderen Ihrer zukünftigen Events.
Während dem Event: Halten Sie Teilnehmer auf dem Laufenden
Wenn Ihr Event sich über mehrere Tage erstreckt, nutzen Sie E-Mails, um mit Ihren Gästen zu kommunizieren. Legen Sie im Voraus fest wie viele E-Mails Sie versenden, um Ihre Gäste nicht zu überhäufen. Denken Sie an jede Frage, die jemand vielleicht haben könnte und versuchen Sie diese in Ihren E-Mails zu beantworten. Eine morgendliche E-Mail ist eine gute Möglichkeit Ihre Teilnehmer zu informieren ohne sie zu überlasten. Fügen Sie Ankündigungen über Zeitänderungen von Präsentationen oder anderen Änderungen im Programmablauf ein und teilen Sie Essenszeiten oder Last-Minute Informationen mit.
Nach dem Event: Follow-Up
Nachdem Ihr Event vorbei ist, wollen Sie die Beziehung zu den Teilnehmern aufrechterhalten. Richten Sie einen automatischen E-Mail Versand ein, in dem Sie Ihren Gästen für ihre Teilnahme danken. Wenn Sie Präsentationsmaterial zur Veranschaulichung haben, versenden Sie Power Point Folien per E-Mail. So können Leute, die keinen Zugang zu einem Laptop oder Drucker haben, sie abrufen wenn sie zuhause sind. Sie sollten sich ebenfalls die Erfahrungen und das Feedback Ihrer Gäste zu Nutze machen. Um das tun zu können, schicken Sie eine Umfrage an Ihre Verteilerliste und stellen Sie Fragen darüber wie sie von dem Event gehört haben und wie nützlich sie das beigefügte Material fanden. Darüberhinaus können Sie um ein Feedback anhand Bewertungsskalen bitten – ein paar Links, die Sie in Ihrer Nachricht in logischer Reihenfolge einfügen, erlauben Ihren Lesern die Erfahrungen, die sie auf Ihrem Event gemacht haben, einzustufen. Wenn Sie mehrere Events pro Jahr veranstalten, sind E-Mails ein guter Weg, um Abonnenten, die eines Ihrer Events besucht haben auf dem neuesten Stand zu halten und die Teilnahme an zukünftigen Events zu erhöhen.
Wie sieht es mit Ihnen aus? Nutzen Sie E-Mail Marketing, um Interessenten über Ereignisse in Ihrem Unternehmen oder spezielle Events zu informieren? Wenn nicht, sollten Sie darüber nachdenken, es kann die Effektivität und Reichweite Ihrer Marketingaktivitäten erhöhen.
